O Custo Das Novas Exigências: O Que Está Mudando Nas Decisões Das Empresas

Uma realidade cada vez mais presente nas empresas é a pressão pelo cumprimento de normas técnicas e regulamentações, a obtenção de certificações, e o atendimento de “imposições” de clientes e outros stakeholders. O modo como cada organização encara e enfrenta essa situação pode determinar seus resultados.

Para muitas, a resposta a essas exigências é apenas uma mera questão de formalidade e conformidade. Para outras, faz parte da construção de estratégias realmente eficazes para a operação e a sustentabilidade do negócio.

É verdade que todos esses fatores, muitas vezes alheios à vontade e ao controle da organização podem influenciar a especificação de um projeto, a escolha de equipamentos e materiais, um investimento, um processo operacional, um contrato ou até a viabilidade de determinada alternativa.

Por isso, a questão não é simplesmente decidir se sua empresa deve ou não atender a determinado requisito, fazer as adequações necessárias e comprovar o atendimento. Antes, é preciso entender o verdadeiro impacto dessa exigência e quais são as consequências de cada decisão possível. Veja:

Uma regulamentação pode estabelecer uma obrigação legal. Uma norma técnica pode definir critérios e referências para determinado projeto, produto ou processo. Uma certificação pode colocar requisitos para que uma organização ou empreendimento seja reconhecido. Um cliente pode fazer exigências próprias para contratar um fornecedor. E as consequências de investir em adequações desnecessárias, ou de subestimar uma exigência relevante podem gerar custos ou riscos que realmente comprometam os resultados da empresa.

Portanto, o primeiro passo é compreender qual é o requisito, a quem ele se aplica, em que situação se aplica e quais critérios efetivamente precisam ser atendidos.

Considere, por exemplo, uma empresa que esteja desenvolvendo um novo empreendimento. Uma exigência relacionada ao desempenho energético ou às características do edifício pode influenciar decisões de projeto. A escolha da envoltória, dos sistemas, dos equipamentos ou de determinadas soluções construtivas pode ter consequências diferentes em custo inicial, desempenho operacional e possibilidade de atendimento a determinados critérios. Se o requisito for considerado apenas no final do processo, quando as principais decisões já foram tomadas, a margem para alternativas pode ser menor.

O mesmo ocorre em projetos industriais. Uma decisão sobre equipamentos, tecnologia e sistemas de utilidades ou processos pode ser tecnicamente adequada sob determinado critério, mas deixar de atender a uma exigência que será necessária posteriormente. A correção pode exigir alteração de projeto, substituição de equipamentos, retrabalho ou novo investimento. Nesse caso, o custo não acontece simplesmente pelo atendimento à norma, mas porque uma informação relevante não foi considerada no momento adequado.

O custo de uma exigência não é apenas o custo para cumpri-la

Quando uma nova exigência aparece, é comum olhar primeiro para o investimento necessário para atendê-la. Mas essa não é necessariamente a análise mais completa. É preciso considerar também:

• compliance;
• custo de adequação;
• custo de operação;
• necessidade de novos equipamentos ou sistemas;
• impacto sobre projetos em andamento;
• necessidade de treinamento e mudança de processos;
• custos de manutenção;
• prazo para implementação;
• riscos de não atendimento;
• possibilidade de retrabalho;
• impacto sobre contratos ou clientes;
• efeitos sobre desempenho energético e emissões.

Em algumas situações, atender ao requisito representa um custo adicional. Em outras, a adequação pode reduzir custos operacionais, melhorar desempenho ou evitar investimentos futuros.

Por isso, a pergunta “quanto custa atender?” deveria ser acompanhada de outras:

• O que será necessário mudar?
• Quais alternativas existem?
• Qual é o impacto de cada alternativa?
• O que acontece se a decisão for adiada?
• Há algum benefício operacional ou financeiro associado à adequação?
• Qual o custo futuro se não tomar essa decisão agora?

Por essas e outras questões, é preciso olhar para a “conformidade ou não conformidade” como parte da estratégia, uma questão de decisão empresarial.

Certificação não é sinônimo de benefício

As certificações são um bom exemplo da relação entre conformidade e planejamento estratégico.

Uma empresa pode buscar uma certificação por diferentes motivos: atender a uma exigência de mercado, cumprir uma política corporativa, melhorar o desempenho de um empreendimento, atender critérios de investidores ou utilizar a certificação como elemento de posicionamento, chancelando qualidade e sustentabilidade.

O simples fato de obter uma certificação, porém, não determina o benefício econômico ou operacional para a empresa. O resultado depende de como os requisitos são incorporados ao projeto, aos processos e às decisões.

O mesmo raciocínio vale tanto para certificações como EDGE, LEED, PBE Edifica, quanto para sistemas de gestão como a ISO 50001 ou a ISO 14001. A análise não deveria terminar na pergunta sobre quais requisitos precisam ser cumpridos. É necessário compreender como eles se relacionam com a realidade da organização e com aquilo que ela pretende alcançar.

Uma mesma exigência pode produzir decisões diferentes

Apesar de parecer óbvio, é preciso destacar que não existe necessariamente uma única resposta para um requisito. Duas empresas podem tomar decisões diferentes, frente às mesmas exigências, conforme a sua realidade. Afinal, existem diferenças de instalações, processos, equipamentos, características do empreendimento, perfil de consumo, condições operacionais, investimentos já realizados, objetivos estratégicos, restrições financeiras e requisitos adicionais de clientes ou parceiros.

Por isso, simplesmente reproduzir uma solução adotada por outra empresa muitas vezes não é o melhor caminho. É preciso avaliar qual solução faz sentido para cada realidade. Quanto maior o impacto financeiro ou operacional, maior a importância de avaliar alternativas antes de uma decisão definitiva.

Atender requisitos sem estratégia também pode gerar riscos

Quando falamos sobre exigências regulatórias, normas e requisitos mercadológicos, tendemos a pensar que o maior risco é não atender o quanto antes. Porém, outro problema acontece quando a questão não é integrada ao planejamento estratégico da organização e os diferentes setores resolvem agir separadamente.

Imagine o seguinte cenário, diante de uma nova norma que surge: a área técnica olha para a conformidade, a área financeira olha só para o investimento necessário, a operação foca no impacto sobre processos, o setor de sustentabilidade calcula emissões e desempenho, enquanto a gestão da empresa tenta avaliar riscos e prioridades.

Todas essas análises são importantes. O problema é não analisar a conexão entre elas e o impacto geral das alternativas. Uma solução pode atender ao requisito técnico e, ao mesmo tempo, apresentar baixa atratividade econômica. Outra pode exigir um investimento inicial maior, mas proporcionar melhor desempenho durante a operação. Uma terceira pode ser adequada tecnicamente, mas incompatível com determinadas condições do empreendimento. É preciso considerar todas essas dimensões em conjunto.

O ambiente empresarial está mais complexo

Quando iniciamos esse artigo destacando as pressões cada vez mais presentes no dia a dia das empresas, devido ao surgimento frequente de normas, regulamentações e outras exigências, chamamos a atenção para a realidade complexa do cenário corporativo atual.

Nosso objetivo é evidenciar que uma decisão, aparentemente apenas técnica, muitas vezes precisa considerar simultaneamente desempenho, custo, requisitos regulatórios, critérios corporativos, emissões, disponibilidade de energia, riscos e expectativas de clientes ou do mercado.

Isso não significa que toda nova exigência deva ser vista como uma ameaça ou que toda certificação seja necessária. Mas que a empresa precisa saber diferenciar o que é obrigatório, o que é aplicável, o que é estratégico e o que pode ser simplesmente uma referência útil para determinada decisão.

Se, de tudo o que dissemos até aqui, ficar claro para você que normas, certificações, regulamentações e requisitos corporativos não devem ser tratados simplesmente como lista de itens a cumprir, e que é fundamental compreender seu contexto, sua aplicabilidade e suas implicações, já teremos comprido o propósito desse artigo.

Nós acreditamos que, para as empresas, o desafio maior não é acompanhar cada nova norma ou certificação que surge, mas entender quais requisitos realmente importam para sua realidade e como incorporá-los às decisões técnicas e empresariais.

E é aqui que o trabalho de consultoria da Mitsidi tem contribuído de forma estratégica, otimizando recursos, elevando a eficiência e valorizando negócios.

Autoria técnica

Este conteúdo foi desenvolvido pela equipe de conteúdo da Mitsidi com base na experiência da empresa em projetos de sustentabilidade, eficiência energética e descarbonização.

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