Le Coût des Nouvelles Exigences : Ce Qui Change dans les Décisions des Entreprises

Une réalité de plus en plus présente dans les entreprises est la pression pour se conformer aux normes techniques et aux réglementations, pour obtenir des certifications, et pour répondre aux « impositions » des clients et d'autres parties prenantes. La façon dont chaque organisation perçoit et affronte cette situation peut déterminer ses résultats.

Pour beaucoup, la réponse à ces exigences n'est qu'une simple question de formalité et de conformité. Pour d'autres, cela fait partie de la construction de stratégies véritablement efficaces pour le fonctionnement et la durabilité de l'entreprise.

Il est vrai que tous ces facteurs, souvent indépendants de la volonté et du contrôle de l'organisation, peuvent influencer la spécification d'un projet, le choix des équipements et des matériaux, un investissement, un processus opérationnel, un contrat ou même la viabilité d'une alternative donnée.

Par conséquent, la question n'est pas simplement de décider si votre entreprise doit ou non répondre à une certaine exigence, faire les ajustements nécessaires et prouver sa conformité. Auparavant, il faut comprendre le véritable impact de cette exigence et quelles sont les conséquences de chaque décision possible. Jugez-en par vous-même :

Une réglementation peut établir une obligation légale. Une norme technique peut définir des critères et des références pour un projet, un produit ou un processus donné. Une certification peut fixer des exigences pour qu'une organisation ou un projet immobilier soit reconnu. Un client peut formuler ses propres exigences pour engager un fournisseur. Et les conséquences d'investir dans des ajustements inutiles, ou de sous-estimer une exigence pertinente, peuvent générer des coûts ou des risques qui compromettent réellement les résultats de l'entreprise.

Par conséquent, la première étape consiste à comprendre quelle est l'exigence, à qui elle s'applique, dans quelle situation elle s'applique et quels critères doivent effectivement être remplis.

Considérez, par exemple, une entreprise qui développe un nouveau projet immobilier. Une exigence liée à la performance énergétique ou aux caractéristiques du bâtiment peut influencer les décisions de conception. Le choix de l'enveloppe du bâtiment, des systèmes, des équipements ou de certaines solutions de construction peut avoir des conséquences différentes en termes de coût initial, de performance opérationnelle et de capacité à répondre à certains critères. Si l'exigence n'est prise en compte qu'à la fin du processus, alors que les décisions principales ont déjà été prises, la marge de manœuvre pour des alternatives peut être plus faible.

Il en va de même pour les projets industriels. Une décision concernant les équipements, la technologie et les systèmes d'utilités ou les processus peut être techniquement adéquate selon un certain critère, mais ne pas répondre à une exigence qui sera nécessaire plus tard. La correction peut exiger une modification du projet, le remplacement des équipements, un remaniement ou un nouvel investissement. Dans ce cas, le coût ne découle pas simplement de la conformité à la norme, mais du fait qu'une information pertinente n'a pas été prise en compte au bon moment.

Le coût d'une exigence n'est pas seulement le coût pour s'y conformer

Lorsqu'une nouvelle exigence apparaît, il est courant de regarder d'abord l'investissement nécessaire pour y répondre. Mais ce n'est pas nécessairement l'analyse la plus complète. Il faut également prendre en compte :

• la conformité (compliance) ;
• le coût d'adaptation ;
• le coût d'exploitation ;
• le besoin de nouveaux équipements ou systèmes ;
• l'impact sur les projets en cours ;
• le besoin de formation et de modification des processus ;
• les coûts de maintenance ;
• le délai de mise en œuvre ;
• les risques de non-conformité ;
• la possibilité de retouches ou de remaniements ;
• l'impact sur les contrats ou les clients ;
• les effets sur la performance énergétique et les émissions.

Dans certaines situations, répondre à l'exigence représente un coût supplémentaire. Dans d'autres, l'adaptation peut réduire les coûts d'exploitation, améliorer les performances ou éviter des investissements futurs.

C'est pourquoi la question « combien cela coûte-t-il de s'y conformer ? » devrait s'accompagner d'autres questions :

• Que faudra-t-il changer ?
• Quelles sont les alternatives existantes ?
• Quel est l'impact de chaque alternative ?
• Que se passe-t-il si la décision est reportée ?
• Y a-t-il un avantage opérationnel ou financier associé à l'adaptation ?
• Quel sera le coût futur si l'on ne prend pas cette décision maintenant ?

Pour ces questions et bien d'autres, il est nécessaire de considérer la « conformité ou la non-conformité » comme une partie intégrante de la stratégie, une question de décision d'entreprise.

Certification n'est pas synonyme d'avantage

Les certifications sont un bon exemple de la relation entre la conformité et la planification stratégique.

Une entreprise peut chercher à obtenir une certification pour différentes raisons : répondre à une exigence du marché, se conformer à une politique d'entreprise, améliorer la performance d'un projet, répondre aux critères des investisseurs ou utiliser la certification comme un élément de positionnement, garantissant la qualité et la durabilité.

Cependant, le simple fait d'obtenir une certification ne détermine pas l'avantage économique ou opérationnel pour l'entreprise. Le résultat dépend de la façon dont les exigences sont intégrées à la conception, aux processus et aux décisions.

Le même raisonnement s'applique aux certifications telles que EDGE, LEED, PBE Edifica, ainsi qu'aux systèmes de management comme l'ISO 50001 ou l'ISO 14001. L'analyse ne devrait pas s'arrêter à la question de savoir quelles exigences doivent être remplies. Il est nécessaire de comprendre comment elles se rapportent à la réalité de l'organisation et à ce qu'elle souhaite accomplir.

Une même exigence peut produire des décisions différentes

Bien que cela semble évident, il faut souligner qu'il n'y a pas nécessairement une seule réponse à une exigence. Deux entreprises peuvent prendre des décisions différentes face aux mêmes exigences, en fonction de leur réalité. Après tout, il existe des différences au niveau des installations, des processus, des équipements, des caractéristiques du projet, du profil de consommation, des conditions d'exploitation, des investissements déjà réalisés, des objectifs stratégiques, des contraintes financières et des exigences supplémentaires des clients ou des partenaires.

C'est pourquoi reproduire simplement une solution adoptée par une autre entreprise n'est souvent pas la meilleure voie. Il faut évaluer quelle solution a du sens pour chaque réalité. Plus l'impact financier ou opérationnel est important, plus il est crucial d'évaluer les alternatives avant de prendre une décision définitive.

Répondre aux exigences sans stratégie peut également générer des risques

Lorsque nous parlons d'exigences réglementaires, de normes et de critères du marché, nous avons tendance à penser que le plus grand risque est de ne pas s'y conformer le plus tôt possible. Cependant, un autre problème survient lorsque la question n'est pas intégrée à la planification stratégique de l'organisation et que les différents services décident d'agir séparément.

Imaginez le scénario suivant, face à une nouvelle norme qui apparaît : le service technique se penche sur la conformité, le service financier ne regarde que l'investissement nécessaire, l'exploitation se concentre sur l'impact sur les processus, le département développement durable calcule les émissions et la performance, tandis que la direction de l'entreprise tente d'évaluer les risques et les priorités.

Toutes ces analyses sont importantes. Le problème est de ne pas analyser le lien entre elles et l'impact global des alternatives. Une solution peut répondre à l'exigence technique tout en présentant un faible attrait économique. Une autre peut nécessiter un investissement initial plus important, mais offrir de meilleures performances en cours d'exploitation. Une troisième peut être techniquement adéquate, mais incompatible avec certaines conditions du projet. Il faut considérer toutes ces dimensions dans leur ensemble.

L'environnement des affaires est plus complexe

Lorsque nous avons commencé cet article en soulignant les pressions de plus en plus présentes dans le quotidien des entreprises, dues à l'apparition fréquente de normes, de réglementations et d'autres exigences, nous avons attiré l'attention sur la réalité complexe du paysage corporatif actuel.

Notre objectif est de montrer qu'une décision, en apparence purement technique, doit souvent prendre en compte simultanément la performance, le coût, les exigences réglementaires, les critères d'entreprise, les émissions, la disponibilité de l'énergie, les risques et les attentes des clients ou du marché.

Cela ne signifie pas que chaque nouvelle exigence doit être perçue comme une menace ou que chaque certification est nécessaire. Mais l'entreprise doit savoir faire la différence entre ce qui est obligatoire, ce qui est applicable, ce qui est stratégique et ce qui peut être simplement une référence utile pour une décision donnée.

Si, d'après tout ce que nous avons dit jusqu'ici, il vous apparaît clairement que les normes, les certifications, les réglementations et les exigences corporatives ne doivent pas être traitées simplement comme une liste d'éléments à cocher, et qu'il est fondamental de comprendre leur contexte, leur applicabilité et leurs implications, nous aurons atteint le but de cet article.

Nous croyons que, pour les entreprises, le plus grand défi n'est pas de suivre chaque nouvelle norme ou certification qui apparaît, mais de comprendre quelles exigences comptent vraiment pour leur réalité et comment les intégrer aux décisions techniques et commerciales.

Et c'est ici que le travail de conseil de Mitsidi a contribué de manière stratégique, en optimisant les ressources, en augmentant l'efficacité et en valorisant les entreprises.

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