El Coste de las Nuevas Exigencias: Qué Está Cambiando en las Decisiones de las Empresas

Una realidad cada vez más presente en las empresas es la presión por el cumplimiento de normas técnicas y regulaciones, la obtención de certificaciones y la atención de “imposiciones” de clientes y otros stakeholders. El modo en que cada organización encara y enfrenta esta situación puede determinar sus resultados.

Para muchas, la respuesta a estas exigencias es apenas una mera cuestión de formalidad y conformidad. Para otras, forma parte de la construcción de estrategias realmente eficaces para la operación y la sostenibilidad del negocio.

Es verdad que todos estos factores, muchas veces ajenos a la voluntad y al control de la organización, pueden influir en la especificación de un proyecto, la elección de equipos y materiales, una inversión, un proceso operativo, un contrato o hasta la viabilidad de determinada alternativa.

Por eso, la cuestión no es simplemente decidir si su empresa debe o no atender determinado requisito, hacer las adecuaciones necesarias y comprobar el cumplimiento. Antes, es necesario entender el verdadero impacto de esta exigencia y cuáles son las consecuencias de cada decisión posible. Vea:

Una regulación puede establecer una obligación legal. Una norma técnica puede definir criterios y referencias para determinado proyecto, producto o proceso. Una certificación puede establecer requisitos para que una organización o desarrollo sea reconocido. Un cliente puede hacer exigencias propias para contratar a un proveedor. Y las consecuencias de invertir en adecuaciones innecesarias, o de subestimar una exigencia relevante, pueden generar costes o riesgos que realmente comprometan los resultados de la empresa.

Por lo tanto, el primer paso es comprender cuál es el requisito, a quién se aplica, en qué situación se aplica y qué criterios efectivamente necesitan ser atendidos.

Considere, por ejemplo, una empresa que esté desarrollando un nuevo proyecto inmobiliario. Una exigencia relacionada con el desempeño energético o las características del edificio puede influir en las decisiones de diseño. La elección de la envolvente, de los sistemas, de los equipos o de determinadas soluciones constructivas puede tener consecuencias diferentes en coste inicial, desempeño operativo y posibilidad de cumplir con determinados criterios. Si el requisito es considerado apenas al final del proceso, cuando las principales decisiones ya fueron tomadas, el margen para alternativas puede ser menor.

Lo mismo ocurre en proyectos industriales. Una decisión sobre equipos, tecnología y sistemas de utilidades o procesos puede ser técnicamente adecuada bajo determinado criterio, pero dejar de atender una exigencia que será necesaria posteriormente. La corrección puede exigir alteraciones del proyecto, sustitución de equipos, reprocesos o una nueva inversión. En este caso, el coste no ocurre simplemente por el cumplimiento de la norma, sino porque una información relevante no fue considerada en el momento adecuado.

El coste de una exigencia no es apenas el coste para cumplirla

Cuando aparece una nueva exigencia, es común mirar primero hacia la inversión necesaria para atenderla. Pero esta no es necesariamente la análisis más completa. Es preciso considerar también:

• compliance (conformidad);
• coste de adecuación;
• coste de operación;
• necesidad de nuevos equipos o sistemas;
• impacto sobre proyectos en curso;
• necesidad de capacitación y cambio de procesos;
• costes de mantenimiento;
• plazo para la implementación;
• riesgos de no cumplimiento;
• posibilidad de reproceso;
• impacto sobre contratos o clientes;
• efectos sobre el desempeño energético y emisiones.

En algunas situaciones, atender el requisito representa un coste adicional. En otras, la adecuación puede reducir costes operativos, mejorar el desempeño o evitar inversiones futuras.

Por eso, la pregunta “¿cuánto cuesta cumplir?” debería estar acompañada de otras:

• ¿Qué será necesario cambiar?
• ¿Qué alternativas existen?
• ¿Cuál es el impacto de cada alternativa?
• ¿Qué pasa si la decisión es postergada?
• ¿Hay algún beneficio operativo o financiero asociado a la adecuación?
• ¿Cuál es el coste futuro si no se toma esa decisión ahora?

Por estas y otras cuestiones, es necesario mirar la “conformidad o no conformidad” como parte de la estrategia, una cuestión de decisión empresarial.

Certificación no es sinónimo de beneficio

Las certificaciones son un buen ejemplo de la relación entre conformidad y planificación estratégica.

Una empresa puede buscar una certificación por diferentes motivos: atender una exigencia del mercado, cumplir una política corporativa, mejorar el desempeño de un desarrollo, atender criterios de inversores o utilizar la certificación como elemento de posicionamiento, avalando calidad y sostenibilidad.

El simple hecho de obtener una certificación, sin embargo, no determina el beneficio económico u operativo para la empresa. El resultado depende de cómo los requisitos son incorporados al diseño, a los procesos y a las decisiones.

El mismo razonamiento vale tanto para certificaciones como EDGE, LEED, PBE Edifica, como para sistemas de gestión como la ISO 50001 o la ISO 14001. El análisis no debería terminar en la pregunta sobre qué requisitos necesitan ser cumplidos. Es necesario comprender cómo se relacionan con la realidad de la organización y con aquello que ella pretende alcanzar.

Una misma exigencia puede producir decisiones diferentes

A pesar de parecer obvio, es necesario destacar que no existe necesariamente una única respuesta para un requisito. Dos empresas pueden tomar decisiones diferentes, frente a las mismas exigencias, de acuerdo a su realidad. Después de todo, existen diferencias de instalaciones, procesos, equipos, características del desarrollo, perfil de consumo, condiciones operativas, inversiones ya realizadas, objetivos estratégicos, restricciones financieras y requisitos adicionales de clientes o socios.

Por eso, simplemente reproducir una solución adoptada por otra empresa muchas veces no es el mejor camino. Es necesario evaluar qué solución tiene sentido para cada realidad. Cuanto mayor sea el impacto financiero u operativo, mayor es la importancia de evaluar alternativas antes de una decisión definitiva.

Atender requisitos sin estrategia también puede generar riesgos

Cuando hablamos sobre exigencias regulatorias, normas y requisitos del mercado, tendemos a pensar que el mayor riesgo es no cumplir lo antes posible. Sin embargo, otro problema ocurre cuando la cuestión no es integrada a la planificación estratégica de la organización y los diferentes sectores resuelven actuar por separado.

Imagine el siguiente escenario, ante una nueva norma que surge: el área técnica mira hacia la conformidad, el área financiera mira solo la inversión necesaria, la operación se enfoca en el impacto sobre los procesos, el sector de sostenibilidad calcula emisiones y desempeño, mientras la gestión de la empresa intenta evaluar riesgos y prioridades.

Todos estos análisis son importantes. El problema es no analizar la conexión entre ellos y el impacto general de las alternativas. Una solución puede atender el requisito técnico y, al mismo tiempo, presentar bajo atractivo económico. Otra puede exigir una inversión inicial mayor, pero proporcionar un mejor desempeño durante la operación. Una tercera puede ser adecuada técnicamente, pero incompatible con determinadas condiciones del desarrollo. Es preciso considerar todas estas dimensiones en conjunto.

El entorno empresarial es más complejo

Cuando iniciamos este artículo destacando las presiones cada vez más presentes en el día a día de las empresas, debido al surgimiento frecuente de normas, regulaciones y otras exigencias, llamamos la atención sobre la realidad compleja del escenario corporativo actual.

Nuestro objetivo es evidenciar que una decisión, aparentemente solo técnica, muchas veces necesita considerar simultáneamente desempeño, coste, requisitos regulatorios, criterios corporativos, emisiones, disponibilidad de energía, riesgos y expectativas de clientes o del mercado.

Esto no significa que toda nueva exigencia deba ser vista como una amenaza o que toda certificación sea necesaria. Sino que la empresa necesita saber diferenciar lo que es obligatorio, lo que es aplicable, lo que es estratégico y lo que puede ser simplemente una referencia útil para determinada decisión.

Si, de todo lo que dijimos hasta aquí, le queda claro que las normas, certificaciones, regulaciones y requisitos corporativos no deben ser tratados simplemente como una lista de ítems a cumplir, y que es fundamental comprender su contexto, su aplicabilidad y sus implicaciones, ya habremos cumplido el propósito de este artículo.

Nosotros creemos que, para las empresas, el desafío mayor no es seguir cada nueva norma o certificación que surge, sino entender qué requisitos realmente importan para su realidad y cómo incorporarlos a las decisiones técnicas y empresariales.

Y es aquí que el trabajo de consultoría de Mitsidi ha contribuido de forma estratégica, optimizando recursos, elevando la eficiencia y valorizando negocios.

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