Die Kosten neuer Anforderungen: Was sich bei Unternehmensentscheidungen ändert

Eine in Unternehmen zunehmend präsente Realität ist der Druck, technische Normen und Vorschriften einzuhalten, Zertifizierungen zu erlangen und die "Auflagen" von Kunden und anderen Stakeholdern zu erfüllen. Wie jede Organisation diese Situation betrachtet und bewältigt, kann ihre Ergebnisse bestimmen.

Für viele ist die Reaktion auf diese Anforderungen nur eine reine Formalität und eine Frage der Compliance. Für andere ist es Teil des Aufbaus wirklich effektiver Strategien für den Betrieb und die Nachhaltigkeit des Unternehmens.

Es ist wahr, dass all diese Faktoren, die oft außerhalb des Willens und der Kontrolle der Organisation liegen, die Spezifikation eines Projekts, die Wahl von Ausrüstung und Materialien, eine Investition, einen operativen Prozess, einen Vertrag oder sogar die Durchführbarkeit einer bestimmten Alternative beeinflussen können.

Daher geht es nicht einfach nur darum, zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine bestimmte Anforderung erfüllen, die notwendigen Anpassungen vornehmen und die Einhaltung nachweisen sollte oder nicht. Zunächst ist es notwendig, die wahren Auswirkungen dieser Anforderung zu verstehen und zu erkennen, welche Konsequenzen jede mögliche Entscheidung hat. Betrachten Sie Folgendes:

Eine Vorschrift kann eine rechtliche Verpflichtung begründen. Eine technische Norm kann Kriterien und Referenzen für ein bestimmtes Projekt, ein Produkt oder einen Prozess definieren. Eine Zertifizierung kann Anforderungen stellen, damit eine Organisation oder ein Projekt anerkannt wird. Ein Kunde kann eigene Forderungen stellen, um einen Lieferanten zu beauftragen. Und die Konsequenzen von Investitionen in unnötige Anpassungen oder der Unterschätzung einer relevanten Anforderung können Kosten oder Risiken verursachen, die die Unternehmensergebnisse tatsächlich gefährden.

Daher besteht der erste Schritt darin, zu verstehen, was die Anforderung ist, für wen sie gilt, in welcher Situation sie anwendbar ist und welche Kriterien tatsächlich erfüllt werden müssen.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das ein neues Bauprojekt entwickelt. Eine Anforderung bezüglich der Energieleistung oder der Gebäudeeigenschaften kann Planungsentscheidungen beeinflussen. Die Wahl der Gebäudehülle, der Systeme, der Ausrüstung oder bestimmter Konstruktionslösungen kann unterschiedliche Konsequenzen in Bezug auf die Anschaffungskosten, die Betriebsleistung und die Möglichkeit haben, bestimmte Kriterien zu erfüllen. Wenn die Anforderung erst am Ende des Prozesses berücksichtigt wird, wenn die wichtigsten Entscheidungen bereits getroffen wurden, ist der Spielraum für Alternativen möglicherweise geringer.

Dasselbe gilt für Industrieprojekte. Eine Entscheidung über Ausrüstung, Technologie und Versorgungssysteme oder Prozesse mag unter einem bestimmten Kriterium technisch angemessen sein, erfüllt jedoch eine Anforderung nicht, die später notwendig sein wird. Die Korrektur kann Planungsänderungen, den Austausch von Geräten, Nacharbeiten oder eine neue Investition erfordern. In diesem Fall entstehen die Kosten nicht einfach durch die Erfüllung der Norm, sondern weil eine relevante Information nicht zum richtigen Zeitpunkt berücksichtigt wurde.

Die Kosten einer Anforderung sind nicht nur die Kosten für ihre Erfüllung

Wenn eine neue Anforderung auftaucht, blickt man üblicherweise zuerst auf die Investition, die zu ihrer Erfüllung erforderlich ist. Dies ist jedoch nicht unbedingt die vollständigste Analyse. Es muss ebenfalls berücksichtigt werden:

• Compliance;
• Anpassungskosten;
• Betriebskosten;
• die Notwendigkeit neuer Geräte oder Systeme;
• Auswirkungen auf laufende Projekte;
• die Notwendigkeit von Schulungen und Prozessänderungen;
• Wartungskosten;
• Frist für die Umsetzung;
• Risiken der Nichterfüllung;
• Möglichkeit von Nacharbeiten;
• Auswirkungen auf Verträge oder Kunden;
• Auswirkungen auf Energieleistung und Emissionen.

In einigen Situationen stellt die Erfüllung der Anforderung zusätzliche Kosten dar. In anderen kann die Anpassung die Betriebskosten senken, die Leistung verbessern oder zukünftige Investitionen vermeiden.

Daher sollte die Frage „Was kostet die Erfüllung?“ von weiteren Fragen begleitet werden:

• Was muss geändert werden?
• Welche Alternativen gibt es?
• Was sind die Auswirkungen jeder Alternative?
• Was passiert, wenn die Entscheidung aufgeschoben wird?
• Gibt es einen betrieblichen oder finanziellen Vorteil, der mit der Anpassung verbunden ist?
• Wie hoch sind die zukünftigen Kosten, wenn diese Entscheidung jetzt nicht getroffen wird?

Aus diesen und anderen Gründen ist es notwendig, die "Konformität oder Nicht-Konformität" als Teil der Strategie zu betrachten – eine Frage der unternehmerischen Entscheidung.

Zertifizierung ist nicht gleichbedeutend mit Nutzen

Zertifizierungen sind ein gutes Beispiel für die Beziehung zwischen Compliance und strategischer Planung.

Ein Unternehmen kann aus verschiedenen Gründen eine Zertifizierung anstreben: um eine Marktanforderung zu erfüllen, eine Unternehmensrichtlinie einzuhalten, die Leistung eines Projekts zu verbessern, Investorenkriterien zu erfüllen oder die Zertifizierung als Positionierungselement zu nutzen, das Qualität und Nachhaltigkeit bestätigt.

Die bloße Tatsache, eine Zertifizierung zu erhalten, bestimmt jedoch nicht den wirtschaftlichen oder betrieblichen Nutzen für das Unternehmen. Das Ergebnis hängt davon ab, wie die Anforderungen in die Planung, die Prozesse und die Entscheidungen integriert werden.

Dasselbe Prinzip gilt für Zertifizierungen wie EDGE, LEED, PBE Edifica sowie für Managementsysteme wie ISO 50001 oder ISO 14001. Die Analyse sollte nicht mit der Frage enden, welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Es ist notwendig zu verstehen, wie sie sich auf die Realität der Organisation und auf das beziehen, was sie erreichen möchte.

Ein und dieselbe Anforderung kann zu unterschiedlichen Entscheidungen führen

Obwohl es offensichtlich erscheint, muss betont werden, dass es nicht unbedingt nur eine einzige Antwort auf eine Anforderung gibt. Zwei Unternehmen können angesichts der gleichen Anforderungen je nach ihrer Realität unterschiedliche Entscheidungen treffen. Schließlich gibt es Unterschiede bei Anlagen, Prozessen, Ausrüstung, Projektmerkmalen, Verbrauchsprofilen, Betriebsbedingungen, bereits getätigten Investitionen, strategischen Zielen, finanziellen Restriktionen und zusätzlichen Anforderungen von Kunden oder Partnern.

Daher ist die bloße Übernahme einer von einem anderen Unternehmen gewählten Lösung oft nicht der beste Weg. Es muss evaluiert werden, welche Lösung für jede Realität sinnvoll ist. Je größer die finanziellen oder betrieblichen Auswirkungen sind, desto wichtiger ist es, Alternativen vor einer endgültigen Entscheidung zu prüfen.

Das Erfüllen von Anforderungen ohne Strategie kann ebenfalls Risiken bergen

Wenn wir über regulatorische Anforderungen, Normen und Marktanforderungen sprechen, neigen wir dazu zu denken, dass das größte Risiko darin besteht, sie nicht so schnell wie möglich zu erfüllen. Ein weiteres Problem entsteht jedoch, wenn das Thema nicht in die strategische Planung der Organisation integriert wird und die verschiedenen Abteilungen beschließen, getrennt zu handeln.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor, wenn eine neue Norm aufkommt: Die technische Abteilung achtet auf die Compliance, die Finanzabteilung betrachtet nur die erforderliche Investition, der Betrieb konzentriert sich auf die Auswirkungen auf die Prozesse, die Nachhaltigkeitsabteilung berechnet Emissionen und Leistung, während die Unternehmensführung versucht, Risiken und Prioritäten abzuwägen.

All diese Analysen sind wichtig. Das Problem besteht darin, dass die Verbindung zwischen ihnen und die Gesamtauswirkungen der Alternativen nicht analysiert werden. Eine Lösung könnte die technische Anforderung erfüllen und gleichzeitig eine geringe wirtschaftliche Attraktivität aufweisen. Eine andere erfordert möglicherweise eine höhere Anfangsinvestition, bietet aber während des Betriebs eine bessere Leistung. Eine dritte könnte technisch adäquat, aber unvereinbar mit bestimmten Projektbedingungen sein. Es ist notwendig, all diese Dimensionen gemeinsam zu betrachten.

Das Geschäftsumfeld ist komplexer geworden

Als wir diesen Artikel damit begannen, den zunehmenden Druck im Unternehmensalltag durch das häufige Aufkommen von Normen, Vorschriften und anderen Anforderungen hervorzuheben, haben wir die Aufmerksamkeit auf die komplexe Realität der heutigen Unternehmenslandschaft gelenkt.

Unser Ziel ist es zu verdeutlichen, dass bei einer scheinbar rein technischen Entscheidung oft Leistung, Kosten, regulatorische Anforderungen, Unternehmenskriterien, Emissionen, Energieverfügbarkeit, Risiken und Erwartungen von Kunden oder dem Markt gleichzeitig berücksichtigt werden müssen.

Das bedeutet nicht, dass jede neue Anforderung als Bedrohung angesehen werden muss oder dass jede Zertifizierung notwendig ist. Sondern, dass das Unternehmen differenzieren muss, was verpflichtend ist, was anwendbar ist, was strategisch ist und was einfach eine nützliche Referenz für eine bestimmte Entscheidung sein kann.

Wenn durch all das, was wir bisher gesagt haben, für Sie deutlich geworden ist, dass Normen, Zertifizierungen, Vorschriften und Unternehmensanforderungen nicht einfach als abzuarbeitende Checkliste behandelt werden sollten, und dass es von grundlegender Bedeutung ist, ihren Kontext, ihre Anwendbarkeit und ihre Auswirkungen zu verstehen, dann haben wir den Zweck dieses Artikels bereits erfüllt.

Wir glauben, dass die größte Herausforderung für Unternehmen nicht darin besteht, jede neue Norm oder Zertifizierung zu verfolgen, sondern zu verstehen, welche Anforderungen für ihre Realität wirklich von Bedeutung sind und wie sie in technische und geschäftliche Entscheidungen integriert werden können.

Und genau hier hat die Beratungsarbeit von Mitsidi einen strategischen Beitrag geleistet, indem sie Ressourcen optimiert, die Effizienz gesteigert und den Wert von Unternehmen gesteigert hat.

Technische Urheberschaft

Dieser Inhalt wurde vom Content-Team von Mitsidi auf der Grundlage der Erfahrung des Unternehmens in Projekten zu Nachhaltigkeit, Energieeffizienz und Dekarbonisierung entwickelt.

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